PCHAC – Điều lệ

Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth
Điều lệ

Điều I – Tên

Tên của tổ chức này là Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth. Hội đồng sẽ có mục đích chính là cố vấn cho Đội ngũ quản lý cấp cao của Sở Y tế Portsmouth.

Điều II – Mục tiêu và Chức năng

Mục tiêu của Hội đồng này là thực hiện các chức năng sau cho Thành phố Portsmouth:

1. Vận động cho các chính sách và dịch vụ y tế công cộng công bằng nhằm cải thiện sức khỏe cho tất cả mọi người sống, làm việc và vui chơi tại Portsmouth, VA. 
2. Thúc đẩy sự hiểu biết và ủng hộ của cộng đồng đối với các chính sách và chiến lược nhằm nâng cao sức khỏe cộng đồng. 
3. Thúc đẩy và tăng cường tính đa dạng, công bằng và hòa nhập trong quá trình ra quyết định về các vấn đề liên quan đến sức khỏe cộng đồng tại Portsmouth. 
4. Tham gia vào các nỗ lực cải tiến chất lượng để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các dịch vụ địa phương. 
5. Tham gia vào các nghiên cứu liên quan đến nhu cầu sức khỏe cộng đồng dài hạn của người dân sống tại Portsmouth, VA. 
6. Tham gia vào quá trình đạo đức có cấu trúc và/hoặc bài tập đưa ra khuyến nghị cho Nhóm quản lý cấp cao. 
7. Thu thập ý kiến đóng góp của cộng đồng về các vấn đề sức khỏe cộng đồng. 
8. Xem xét các đề xuất chương trình do Sở Y tế Portsmouth xây dựng để đưa ra khuyến nghị cho Nhóm Quản lý cấp cao. 
9. Xem xét các đề xuất và đưa ra khuyến nghị cho Nhóm quản lý cấp cao của Sở Y tế Portsmouth về các vấn đề sức khỏe cộng đồng. 
10. Xem xét mọi chính sách và sắc lệnh liên quan đến sức khỏe cộng đồng trước khi Hội đồng thông qua. 
11. Xem xét ngân sách và các vấn đề khác được Nhóm quản lý cấp cao cho là phù hợp.

Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth sẽ đóng vai trò là cầu nối giữa cộng đồng và Đội ngũ quản lý cấp cao của Sở Y tế Portsmouth bằng cách:

12. Hoạt động như một nhóm vận động cho các chương trình y tế công cộng. 
13. Giúp thông tin cho cộng đồng về các chương trình và dịch vụ được cung cấp trực tiếp, thông qua hợp đồng và hợp tác với các nhà cung cấp khác. 
14. Xây dựng sự đồng thuận và hỗ trợ xung quanh các mục tiêu chung.

Điều III – Thành viên

1. Các thành viên bao gồm đại diện từ các cơ quan y tế công cộng địa phương; nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe; người tiêu dùng; cơ quan thành phố; tổ chức tôn giáo và dân tộc; và các tổ chức, cơ quan và cộng đồng khác đại diện cho các đặc điểm nhân khẩu học xã hội của Portsmouth và có ảnh hưởng đến công bằng y tế.

2. Bổ nhiệm thành viên
   Các thành viên của Hội đồng cố vấn sẽ được Giám đốc Sở Y tế Portsmouth bổ nhiệm.

3. Thời hạn bổ nhiệm
   Các thành viên ban đầu sẽ được bổ nhiệm cho một nhiệm kỳ hai năm. Các thành viên có uy tín tốt – đã tham dự các cuộc họp theo lịch trình thường xuyên và tích cực hỗ trợ sứ mệnh của Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth có thể được bổ nhiệm cho một nhiệm kỳ hai năm nữa.

   Để đảm bảo các thành viên vẫn tiếp tục nắm được kiến thức lịch sử, Giám đốc Y tế có thể bổ nhiệm thêm thành viên khi cần thiết.

4. Điều kiện bổ nhiệm
   Các cá nhân đáp ứng tiêu chí Thành viên (được định nghĩa trong Mục 1) chỉ phục vụ theo ý muốn của Giám đốc Y tế của Sở Y tế Portsmouth.

5. Đại diện cho lợi ích của bên liên quan
   Các thành viên sẽ được khuyến khích, trong phạm vi có thể, giao tiếp với các tổ chức khác có tình huống tương tự.

   Các thành viên được kỳ vọng sẽ nỗ lực hết mình để đại diện cho mối quan tâm và lợi ích của các bên liên quan và đảm bảo rằng mọi khuyến nghị do hội đồng đưa ra sẽ đại diện cho các bên liên quan nói trên và tổ chức mà thành viên đó đại diện.

6. Từ chức và chấm dứt

7. Bất kỳ thành viên nào cũng có thể rút khỏi hội đồng bất cứ lúc nào mà không có bất kỳ ảnh hưởng nào. Giám đốc Y tế sẽ xác định nhu cầu thay thế.

ĐIỀU IV – CÁC CÁN BỘ

 

1. Các viên chức
   Các viên chức của Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth bao gồm một Chủ tịch và Phó chủ tịch.

2. Bầu cử các chức sắc:
   Các chức sắc của cơ quan này sẽ được bầu hai lần một năm bằng cách bỏ phiếu đa số.

3. Nhiệm kỳ
   Các viên chức sẽ được bầu cho nhiệm kỳ hai năm (không quá thời hạn thành viên), hoặc cho đến khi những người kế nhiệm được bầu hoặc bổ nhiệm. Nhiệm kỳ sẽ bắt đầu vào cuộc họp đầu tiên sau thời hạn bầu cử.

4. Nhiệm vụ của các sĩ quan
   Chủ tịch
   • Chủ trì tất cả các cuộc họp thành viên.
   • Sắp xếp người lãnh đạo thay thế trong trường hợp Chủ tịch không thể tham dự cuộc họp. Các viên chức thay thế sẽ chủ trì theo thứ tự sau: Phó Chủ tịch.
   • Cung cấp thông tin đầu vào và xem xét lại tất cả chương trình nghị sự trước cuộc họp. o Duy trì thảo luận theo hướng tiến triển và tập trung vào các mục trong chương trình nghị sự.
     • Đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng thời gian đã định.
     • Nếu phải hoãn các mục trong chương trình nghị sự, hãy tham khảo ý kiến các thành viên để lập kế hoạch giải quyết các mục bị hoãn.
     • Triệu tập các cuộc họp đặc biệt.
     • Chỉ định các chủ tịch tiểu ban thích hợp, nếu cần thiết
     • Giám sát để đảm bảo hoạt động của toàn thể cơ quan và các tiểu ban được diễn ra suôn sẻ.

Phó Chủ tịch

• • Đảm nhiệm chức vụ Chủ tịch khi Chủ tịch vắng mặt.
  • Hỗ trợ Chủ tịch trong việc giám sát để đảm bảo hoạt động của toàn thể cơ quan và các tiểu ban được diễn ra suôn sẻ.

ĐIỀU V – CUỘC HỌP THÀNH VIÊN

1. Các cuộc họp thường kỳ

   Các cuộc họp thường kỳ sẽ được tổ chức hàng quý vào ngày và giờ do các thành viên thống nhất. Tất cả các cuộc họp đều mở cửa cho công chúng.

2. Các cuộc họp đặc biệt

   Ngoài các cuộc họp theo lịch trình thường xuyên, Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth sẽ triệu tập, nếu cần thiết, vào thời điểm mà cả hai bên đều thống nhất, để nhận thông tin cập nhật từ Giám đốc Y tế của Sở Y tế Portsmouth về Tình hình công bằng trong y tế tại Portsmouth.

   Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth (PCHAC) sẽ triệu tập các cuộc họp bổ sung theo yêu cầu của Giám đốc Y tế khi cần thiết.

3. Thông báo về các cuộc họp
   Tất cả các cuộc họp phải được thông báo trước ít nhất 3 ngày. Một thông báo cho mỗi cuộc họp sẽ được đăng trên trang web của Sở Y tế Portsmouth và một bản sao kỹ thuật số của thông báo sẽ được đăng tại khu vực lễ tân của phòng khám.

4. Sự tham dự của thành viên:
   • Các thành viên phải có mặt tại tất cả các cuộc họp.
   • Trong trường hợp một thành viên vắng mặt, thành viên đó có trách nhiệm thông báo kịp thời cho ban lãnh đạo Hội đồng cố vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth.
   • Các thành viên được yêu cầu phải có mặt trước khi mỗi cuộc họp bắt đầu để đảm bảo mọi cuộc họp có thể bắt đầu đúng thời gian dự kiến. Nếu một thành viên biết trước rằng họ chỉ tham dự một phần của cuộc họp; thành viên đó có trách nhiệm thông báo trước cho Chủ tịch hoặc Giám đốc Y tế Dân số của Sở Y tế Portsmouth hoặc người được chỉ định theo số (757) 393-8585, số máy lẻ 8560.
   • Các thành viên được yêu cầu tham dự ít nhất ba trong bốn cuộc họp quý được lên lịch thường xuyên mỗi năm. Việc không thể tham dự các cuộc họp có thể dẫn đến việc một bộ phận dân số mục tiêu của Sở Y tế Portsmouth không được đại diện. Nếu một thành viên vắng mặt không có lý do chính đáng trong ba (3) cuộc họp quý trong một khoảng thời gian một năm, người đó có thể bị loại khỏi hội đồng, theo quyết định riêng của Giám đốc Y tế.
   • Có thể tham gia cuộc họp qua video từ xa dành cho những thành viên không thể di chuyển đến địa điểm họp. Việc tham gia video từ xa phải được lên lịch trước và tuân thủ các yêu cầu thông báo công khai. Các cuộc họp phải được tổ chức ở nơi công cộng và mọi thành viên công chúng phải có cơ hội tham dự.

5. Tiến hành kinh doanh:
   Tất cả các cuộc họp phải được tổ chức theo đúng luật pháp theo Bộ luật Virginia §2.2-3701:
   • 'Cuộc họp' hoặc 'các cuộc họp' sẽ bao gồm các buổi làm việc, khi: o ngồi trực tiếp, hoặc thông qua thiết bị điện thoại hoặc video.
     • o theo §2.2-3708, với tư cách là một cơ quan hoặc thực thể, hoặc với tư cách là một nhóm họp không chính thức gồm (i) nhiều nhất là ba thành viên hoặc (ii) đủ số lượng đại biểu.
     • o ít hơn ba thành viên hợp thành, bất kể nắm giữ ở đâu, có hoặc không có biên bản, bất kể có bỏ phiếu hay không, của bất kỳ cơ quan công quyền nào.
   • Số lượng thành viên đủ để họp của Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth được định nghĩa là đa số thành viên.
     • Cuộc họp sẽ bắt đầu và kết thúc đúng thời gian đã chỉ định.
     • Mọi thiết bị điện tử và/hoặc kỹ thuật phải được giữ im lặng trong suốt cuộc họp.
     • Các cuộc họp sẽ được tiến hành theo phiên bản đơn giản hóa của Quy tắc điều hành của Robert.
       
6. Sự tham gia:
   • Tất cả các thành viên và bên quan tâm phải được trao cơ hội đóng góp ý kiến của mình một cách có trật tự.
   • Tất cả các thành viên được yêu cầu phải chuẩn bị, trình bày ngắn gọn và súc tích trong giao tiếp bằng lời nói.
   • Mọi phản hồi và bình luận phải được nêu ra theo cách xây dựng.
   • Ý kiến đóng góp của thành viên được kỳ vọng sẽ đi đúng chủ đề vì các cuộc họp được tổ chức sao cho đạt được sự tham gia tối đa trong thời gian ngắn.

7. Biểu quyết:  
   • Phiếu bầu của mỗi thành viên có giá trị ngang nhau.
   • Hội đồng Cố vấn Y tế Cộng đồng Portsmouth đóng vai trò như một hội đồng cố vấn và không yêu cầu đại biểu để ban hành kinh doanh.
   • Các thành viên Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth có thể quyết định trì hoãn một hành động nếu phần lớn các thành viên có mặt cảm thấy rằng nhóm cần có ý kiến đóng góp của các thành viên vắng mặt để đưa ra quyết định sáng suốt.
   • Việc thông qua một động thái đòi hỏi phải có đa số phiếu thuận, tức là hơn một nửa số thành viên có mặt.

8. Phút:
   • Biên bản phê duyệt cuối cùng sẽ được đăng trên trang web sau:
     Trang web bên ngoài của Sở Y tế Portsmouth,
     https://www.vdh.virginia.gov/portsmouth/

ĐIỀU VI – CÁC ỦY BAN

1. Thủ tục
   Các ủy ban thường trực và đặc biệt có thể được bổ sung khi cần thiết.
   1. a. Các tiểu ban đặc biệt tiềm năng
      Khi thích hợp, Chủ tịch có thể thành lập các tiểu ban thường trực và đặc biệt và chỉ định các thành viên hoặc tìm kiếm những người tình nguyện để thực hiện Cộng đồng Portsmouth
      Hoạt động của Hội đồng tư vấn sức khỏe. Các tiểu ban/chức năng/vai trò tiềm năng có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
      • Tham gia cộng đồng o Mục đích của tiểu ban này là xác định các cơ hội để giải quyết bất bình đẳng về sức khỏe và đưa ra các khuyến nghị cho các thành viên Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth nhằm hỗ trợ các hành động của cộng đồng nhằm giải quyết các vấn đề này.
        • Người lãnh đạo do Chủ tịch bổ nhiệm và các thành viên tình nguyện khác của tiểu ban sẽ quyết định các hoạt động của tiểu ban, bao gồm thời gian và địa điểm họp.
        • Các thành viên tiểu ban không bị giới hạn nhiệm kỳ.
      • Dữ liệu 
        • Mục đích của tiểu ban này là nghiên cứu dữ liệu có sẵn liên quan đến các yếu tố xã hội quyết định sức khỏe và bất bình đẳng về sức khỏe và đưa ra khuyến nghị cho các thành viên Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth để hỗ trợ các hành động của cộng đồng nhằm giải quyết các vấn đề này.
        • o Trưởng nhóm do Chủ tịch chỉ định và các thành viên tình nguyện khác của tiểu ban sẽ quyết định các hoạt động của tiểu ban, bao gồm thời gian và địa điểm họp.
        • o Các thành viên tiểu ban không bị giới hạn nhiệm kỳ.
      • Lập pháp / Chính sách 
        • Mục đích của tiểu ban này là xác định, xem xét và đưa ra các khuyến nghị về luật pháp, chính sách và thủ tục tác động đến sức khỏe cộng đồng và công bằng về sức khỏe cho toàn thể Hội đồng tư vấn sức khỏe cộng đồng Portsmouth về các vấn đề cuối cùng sẽ được chuyển đến Ủy viên y tế.
        • Người lãnh đạo do Chủ tịch bổ nhiệm và các thành viên khác của tiểu ban sẽ quyết định các hoạt động của tiểu ban, bao gồm thời gian và địa điểm họp.
        • Các thành viên tiểu ban không có giới hạn nhiệm kỳ.

2. Thông báo về các cuộc họp
   Tất cả các cuộc họp của tiểu ban phải được thông báo trước ít nhất 3 ngày. Một thông báo về cuộc họp sẽ được đăng trên trang web công cộng của Sở Y tế và một bản sao kỹ thuật số của thông báo sẽ được đăng tại khu vực lễ tân của cơ quan.

3. Tiến hành kinh doanh
   • Biên bản cuộc họp của tiểu ban sẽ được ghi lại.
   • Biên bản được phê duyệt sẽ được đăng trên trang web của Sở Y tế.
   • Biên bản đã được phê duyệt sẽ được báo cáo bằng miệng cho ủy ban tại cuộc họp thường kỳ tiếp theo.
   • Một thành viên ủy ban có thể yêu cầu bản sao cứng của biên bản cuộc họp bằng cách liên hệ với Giám đốc Sức khỏe Cộng đồng của Sở Y tế Portsmouth.

ĐIỀU VII – Hỗ trợ hành chính của Sở Y tế Portsmouth

• Sở Y tế Portsmouth cung cấp nhân viên cho Hội đồng Cố vấn Y tế Cộng đồng Portsmouth, bao gồm hỗ trợ trước, trong và sau các cuộc họp chung và tiểu ban.

• Điều phối viên Kế hoạch và Cải thiện Sức khỏe Dân số đóng vai trò là nhân viên chủ chốt của Hội đồng Cố vấn Sức khỏe Cộng đồng Portsmouth.

• Điều phối viên Kế hoạch và Cải thiện Sức khỏe Dân số sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ lên lịch họp, chuẩn bị chương trình nghị sự, thực hiện các yêu cầu đăng bài họp công khai và tiếp nhận và phân phối biên bản cuộc họp của Hội đồng Cố vấn Sức khỏe Cộng đồng Portsmouth.

• Điều phối viên Kế hoạch và Cải thiện Sức khỏe Dân số sẽ chuyển biên bản tóm tắt, các mục trong chương trình nghị sự và các tài liệu phù hợp khác cho các thành viên trước mỗi cuộc họp sắp tới của ủy ban.

• Giám đốc Y tế cũng sẽ phục vụ với tư cách là thành viên hội đồng Hội đồng Cố vấn Y tế Cộng đồng Portsmouth với tư cách đương nhiên, và giám đốc hoặc người được giám đốc chỉ định sẽ cung cấp thông tin và cập nhật về các sáng kiến của tiểu bang và địa phương có liên quan đến sứ mệnh của Hội đồng Cố vấn Y tế Cộng đồng Portsmouth.