Hội đồng xét duyệt đã thiết lập một số thời hạn nhất định để nộp bằng chứng, yêu cầu triệu tập nhân chứng và các vấn đề thủ tục khác phải hoàn tất trước ngày diễn ra phiên điều trần của bạn.
Ít nhất 21 ngày dương lịch trước ngày kháng cáo theo lịch trình, bạn hoặc luật sư của bạn phải cung cấp cho Hội đồng xem xét và Đại diện của Bộ những thông tin sau:
- một tuyên bố ngắn gọn về cơ sở thực tế và pháp lý cho việc kháng cáo;
- danh sách các nhân chứng mà bạn sẽ yêu cầu khi kháng cáo; và
- danh sách các bằng chứng (bằng chứng tài liệu) mà bạn sẽ cung cấp cho Hội đồng xét duyệt và Bộ để hỗ trợ cho đơn kháng cáo của bạn.
Không cần phải có trát đòi hầu tòa đối với bất kỳ trường hợp nào sau đây: việc trình bày tại phiên điều trần bất kỳ tài liệu cụ thể nào do Bộ nắm giữ; hoặc sự hiện diện của bất kỳ nhân viên hiện tại nào của Bộ tại phiên điều trần. Nếu bạn yêu cầu Thư ký Hội đồng xét duyệt ban hành lệnh triệu tập cho bất kỳ ai hoặc bất kỳ tài liệu nào, bạn phải bao gồm hai tấm séc như sau: một tấm séc ghi tên cá nhân bị triệu tập phải chi trả chi phí đi lại từ nơi cư trú đến địa điểm diễn ra phiên điều trần và ngược lại (chi phí đi lại phải được thanh toán theo tỷ 12$0.565 cho mỗi dặm); và tấm séc thứ hai ghi tên cảnh sát trưởng của khu vực 00 phán nơi lệnh triệu tập được gửi đến. Sau đó, Thư ký Hội đồng xét duyệt sẽ ban hành lệnh triệu tập thích hợp theo thẩm quyền của chủ tọa.
Ít nhất chín (9) ngày dương lịch trước phiên điều trần kháng cáo, bạn phải nộp mười (10) bản sao các bằng chứng của mình cho Thư ký Hội đồng xem xét. Bạn phải gửi các bằng chứng này qua Bưu điện Hoa Kỳ hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh khác. Bạn không thể tuân thủ thời hạn này bằng cách gửi email các bằng chứng cho Thư ký Hội đồng đánh giá. Sau khi nhận được các bằng chứng của bạn, Thư ký Hội đồng đánh giá sẽ gửi các bằng chứng đó qua thư cho từng thành viên Hội đồng.
Tại phiên điều trần phúc thẩm, mỗi bên có thể nộp các bằng chứng phản bác và đề xuất Phát hiện sự kiện và Kết luận pháp lý cho chủ tọa phiên tòa. Bạn phải cung cấp đủ bản sao cho bất kỳ bằng chứng phản bác hoặc các tài liệu nộp phù hợp khác cho mỗi thành viên Hội đồng đánh giá và cho Đại diện của Bộ.
Hội đồng xét duyệt sẽ, theo yêu cầu bằng văn bản của bạn gửi tới Thư ký Hội đồng xét duyệt, tiếp tục (tức là hoãn) phiên điều trần của bạn sang ngày có sẵn tiếp theo hoặc ngày mà cả hai bên đều đồng ý với Bộ. Sau khi phiên điều trần của bạn được lên lịch lần thứ hai, Hội đồng xét duyệt có thể, theo yêu cầu bằng văn bản và có lý do chính đáng, hoãn phiên điều trần của bạn sang ngày có thể tiếp theo hoặc ngày mà cả hai bên đều đồng ý trên lịch của Hội đồng. Khi lên lịch phiên điều trần lần thứ ba, Hội đồng xét duyệt sẽ tiến hành phiên điều trần vào ngày đã chỉ định ngay cả khi bạn không có mặt.