Đạo luật Tự do Thông tin

Quyền của Người yêu cầu và Trách nhiệm của Sở Y tế Virginia (VDH) theo Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia

Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia (FOIA), nằm ở § 2.2-3700 et. phần tiếp theo của Bộ luật Virginia, đảm bảo cho công dân của Khối thịnh vượng chung và đại diện của phương tiện truyền thông quyền truy cập vào hồ sơ công khai do các cơ quan công, viên chức công và nhân viên nhà nước nắm giữ.

Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản hoặc bản ghi âm nào -- bất kể là hồ sơ giấy, tệp điện tử, bản ghi âm thanh hoặc video hay bất kỳ định dạng nào khác -- được chuẩn bị, sở hữu hoặc do một cơ quan công hoặc các viên chức, nhân viên hoặc đại lý của cơ quan này nắm giữ trong quá trình giao dịch công việc. Mọi hồ sơ công khai đều được coi là công khai và chỉ có thể được giữ lại nếu có miễn trừ theo luật định cụ thể.

Chính sách của FOIA nêu rõ mục đích của FOIA là nâng cao nhận thức của mọi người về các hoạt động của chính phủ. Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được giải thích theo hướng tự do, có lợi cho việc tiếp cận và bất kỳ miễn trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ công khai phải được giải thích theo hướng hẹp.

Quyền FOIA của bạn

• Bạn có quyền yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai hoặc cả hai.
• Bạn có quyền yêu cầu ước tính trước bất kỳ khoản phí nào cho các hồ sơ được yêu cầu.
• Nếu bạn tin rằng quyền FOIA của mình đã bị vi phạm, bạn có thể nộp đơn lên tòa án quận hoặc tòa án cấp hạt để buộc tuân thủ FOIA.

• Bạn có thể yêu cầu hồ sơ qua Bưu điện Hoa Kỳ, fax, email, trực tiếp hoặc qua điện thoại. FOIA không yêu cầu yêu cầu của bạn phải được thực hiện bằng văn bản và bạn cũng không cần phải nêu rõ rằng bạn đang yêu cầu hồ sơ theo FOIA.
• Về mặt thực tế, việc viết yêu cầu ra có thể sẽ hữu ích cho cả bạn và người nhận yêu cầu. Tính năng này cho phép bạn tạo bản ghi về yêu cầu của mình. Nó cũng cung cấp cho chúng tôi thông tin rõ ràng về hồ sơ bạn yêu cầu, để không có sự hiểu lầm nào khi yêu cầu bằng lời nói. Tuy nhiên, chúng tôi không thể từ chối phản hồi yêu cầu FOIA của bạn nếu bạn chọn không đưa ra yêu cầu bằng văn bản.
• Yêu cầu của bạn phải xác định hồ sơ bạn đang tìm kiếm với "mức độ cụ thể hợp lý". Đây là tiêu chuẩn thông thường. Điều này không đề cập hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng hồ sơ mà bạn yêu cầu; thay vào đó, nó yêu cầu bạn phải cung cấp đủ thông tin cụ thể để chúng tôi có thể xác định và tìm thấy hồ sơ mà bạn đang tìm kiếm.
• Yêu cầu của bạn phải yêu cầu hồ sơ hoặc tài liệu hiện có. FOIA trao cho bạn quyền kiểm tra hoặc sao chép hồ sơ; luật này không áp dụng cho trường hợp bạn đặt câu hỏi chung về công việc của VDH, cũng không yêu cầu VDH phải tạo một hồ sơ không tồn tại.
• Bạn có thể chọn nhận hồ sơ điện tử ở bất kỳ định dạng nào mà VDH sử dụng trong quá trình kinh doanh thông thường.
• Ví dụ, nếu bạn yêu cầu hồ sơ được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu Excel, bạn có thể chọn nhận hồ sơ đó qua phương tiện điện tử, qua e-mail hoặc trên đĩa máy tính hoặc nhận bản in của hồ sơ đó.
• Nếu chúng tôi có thắc mắc về yêu cầu của bạn, vui lòng hợp tác với nhân viên để làm rõ loại hồ sơ bạn đang tìm kiếm hoặc cố gắng đạt được thỏa thuận hợp lý về cách phản hồi cho một yêu cầu lớn. Việc gửi yêu cầu FOIA không phải là một quá trình đối đầu, nhưng chúng tôi có thể cần thảo luận về yêu cầu của bạn để đảm bảo rằng chúng tôi hiểu bạn đang tìm kiếm hồ sơ nào.
• Để yêu cầu hồ sơ từ VDH, bạn có thể sử dụng liên kết "Gửi yêu cầu FOIA trực tuyến" ở trên hoặc gửi yêu cầu của bạn tới:

• Đối với các yêu cầu FOIA thông thường liên quan đến các nghiên cứu hoặc điều tra về kỹ thuật/môi trường, hoặc hồ sơ giếng hoặc bể phốt, bạn có thể gửi yêu cầu trực tuyến tại https://vdh.nextrequest.com. Bạn cũng có thể gửi yêu cầu của mình qua email, điện thoại hoặc trực tiếp đến Đội Y tế Môi trường của sở y tế địa phương. Danh bạ quận được công bố trên trang web của chúng tôi có chứa thông tin liên lạc cần thiết. Địa chỉ email của nhân viên VDH được cấu thành như sau: firstname.lastname@vdh.virginia.gov.
  • Xin lưu ý rằng một số khu vực y tế ở Virginia được quản lý tại địa phương và các yêu cầu FOIA được quản lý bởi thành phố hoặc quận. Thông tin về việc gửi yêu cầu FOIA tới Arlington, Quận Loudoun và Quận Fairfax có sẵn trên trang web của các khu vực pháp lý đó.
• Bạn cũng có thể liên hệ với Tammie Smith nếu có thắc mắc liên quan đến việc yêu cầu cung cấp hồ sơ từ VDH. Ngoài ra, Hội đồng tư vấn về tự do thông tin luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn về FOIA. Hội đồng có thể được liên hệ qua e-mail tại foiacouncil@dls.virginia.gov, hoặc qua điện thoại tại (804) 698-1810 hoặc [miễn phí] 866-448-4100.

• VDH phải phản hồi yêu cầu của bạn trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. "Ngày thứ nhất" được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu của bạn. Khoảng thời gian năm ngày không bao gồm ngày cuối tuần hoặc ngày lễ.
• Lý do bạn yêu cầu VDH cung cấp hồ sơ công khai là không liên quan và chúng tôi không thể hỏi lý do bạn muốn có hồ sơ trước khi phản hồi yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA cho phép VDH yêu cầu bạn cung cấp tên và địa chỉ hợp pháp của bạn.
• FOIA yêu cầu VDH phải đưa ra một trong những phản hồi sau đây cho yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày:

1. 1. Chúng tôi cung cấp cho bạn toàn bộ hồ sơ mà bạn yêu cầu.
   2. Chúng tôi sẽ giữ lại tất cả hồ sơ mà bạn yêu cầu vì tất cả hồ sơ đều phải tuân theo một điều khoản miễn trừ theo luật định cụ thể. Nếu tất cả hồ sơ đều bị giữ lại, chúng tôi phải gửi cho bạn phản hồi bằng văn bản. Văn bản đó phải xác định khối lượng và nội dung của hồ sơ đang được giữ lại, đồng thời nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại hồ sơ.
   3. Chúng tôi cung cấp một số hồ sơ mà bạn yêu cầu nhưng giữ lại một số hồ sơ khác. Chúng tôi không thể giữ lại toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần của hồ sơ đó được miễn trừ. Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể biên tập phần hồ sơ có thể bị giữ lại và phải cung cấp cho bạn phần còn lại của hồ sơ. Chúng tôi phải cung cấp cho bạn phản hồi bằng văn bản nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép giữ lại một phần hồ sơ được yêu cầu.
   4. Nếu VDH không thể phản hồi yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày, chúng tôi phải nêu rõ điều này bằng văn bản, giải thích các điều kiện khiến việc phản hồi trở nên không thể. Điều này sẽ cho phép chúng tôi có thêm bảy ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn, tổng cộng chúng tôi có 12 ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn.

• Nếu bạn yêu cầu một số lượng hồ sơ rất lớn và chúng tôi cảm thấy không thể cung cấp hồ sơ cho bạn trong vòng 12 ngày mà không làm gián đoạn các trách nhiệm tổ chức khác của chúng tôi, chúng tôi có thể gửi đơn yêu cầu tòa án gia hạn thêm thời gian để phản hồi yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu chúng tôi phải nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với bạn về việc sản xuất hoặc lưu trữ hồ sơ trước khi chúng tôi ra tòa để yêu cầu gia hạn thời gian.

• Bạn có thể phải trả tiền cho các hồ sơ mà bạn yêu cầu từ VDH. VDH có thể tính phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh khi truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu và sẽ nỗ lực hết sức để cung cấp hồ sơ được yêu cầu với chi phí thấp nhất có thể. Chi phí thực tế bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành ra để tìm kiếm hồ sơ theo yêu cầu, chi phí sao chép hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ theo yêu cầu. Không thể bao gồm chi phí chung.
• Nếu chúng tôi ước tính rằng chi phí để phản hồi yêu cầu của bạn sẽ vượt quá $200 , chúng tôi có thể yêu cầu bạn thanh toán một khoản tiền đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiếp tục yêu cầu của bạn. Năm ngày để chúng tôi phản hồi yêu cầu của bạn không bao gồm thời gian giữa lúc chúng tôi yêu cầu đặt cọc và lúc bạn phản hồi.
• Bạn có thể yêu cầu chúng tôi ước tính trước chi phí cung cấp hồ sơ mà bạn đã yêu cầu. Điều này sẽ cho phép bạn biết trước về bất kỳ chi phí nào hoặc cho bạn cơ hội sửa đổi yêu cầu của mình để cố gắng giảm chi phí ước tính. VDH sẽ cung cấp báo giá trước khi có yêu cầu.
• VDH có thể tính phí cho thời gian nhân viên tìm kiếm, xem xét, sao chép, biên tập và chuẩn bị hồ sơ để phát hành. Chi phí ước tính dựa trên mức lương theo giờ của nhân viên hoặc các thành viên xử lý yêu cầu.

Chi phí = (Lương theo giờ của nhân viên VDH xử lý yêu cầu) X (thời gian dành để thực hiện yêu cầu) CỘNG (chi phí giấy tờ và sao chép nếu cung cấp hồ sơ giấy) CỘNG (chi phí cho bất kỳ phương tiện đặc biệt nào, chẳng hạn như đĩa hoặc ổ USB, nếu cần, để cung cấp hồ sơ) CỘNG với chi phí gửi hồ sơ qua đường bưu điện.

• Đối với các yêu cầu tìm kiếm email mở rộng (email từ nhiều nhân viên và/hoặc khoảng thời gian kéo dài nhiều tháng trở lên), VDH có thể sử dụng quy trình và công thức sau để truy xuất email và tính toán chi phí:
  • Công cụ Microsoft Purview eDiscovery được sử dụng để tìm kiếm kho lưu trữ email của nhân viên. Thực hiện tìm kiếm để thu thập email dựa trên các tham số tìm kiếm của người yêu cầu. Dựa trên số lượng email thu thập được, chi phí sẽ được ước tính theo công thức dưới đây.

Bước 1: (Tổng số email) x (2 phút cho mỗi email để xem xét) = tổng số phút để xem xét email
Bước 2: (Số phút xem xét) chia cho (60 phút) = tổng số giờ cần thiết để xem xét email
Bước 3: (Tỷ lệ nhân viên xem xét email theo giờ) x (số giờ xem xét) = chi phí ước tính.

• Nếu bạn nợ chúng tôi tiền từ yêu cầu FOIA trước đó chưa được thanh toán trong hơn 30 ngày, VDH có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn trước khi phản hồi yêu cầu FOIA mới của bạn.
• Các Quận Y tế Địa phương của VDH tính toán phí FOIA dựa trên chi phí của đơn vị làm việc của họ.

Bộ luật Virginia cho phép bất kỳ cơ quan công quyền nào giữ lại một số hồ sơ không công khai. VDH thường giữ lại hồ sơ theo các miễn trừ sau:

• Hồ sơ nhân sự (§ 2.2-3705.1 (1) của Bộ luật Virginia);
• Hồ sơ tuân theo đặc quyền luật sư-khách hàng (§ 2.2-3705.1 (2)) hoặc sản phẩm công việc của luật sư (§ 2.2-3705.1 (3));
• Thông tin độc quyền của nhà cung cấp (§ 2.2-3705.1 (6));
• Hồ sơ liên quan đến việc đàm phán và trao hợp đồng trước khi hợp đồng được trao (§ 2.2-3705.1 (12));
• Hồ sơ y tế và tâm thần (§ 2.2-3705.5(1) của Bộ luật Virginia);
• Thông tin và hồ sơ được thu thập để chỉ định và xác minh các trung tâm chấn thương và các trung tâm chăm sóc chuyên khoa khác trong Hệ thống và Dịch vụ Y tế Khẩn cấp Toàn tiểu bang theo Điều 2.1 (§ 32.1-111.1 v.v.) của Chương 4 của Tiêu đề 32.1. (§ 2.2-3705.5(5) của Bộ luật Virginia);
• Dữ liệu trước đây phải được nộp cho Ủy viên Y tế liên quan đến việc thành lập các dịch vụ chăm sóc sức khỏe lâm sàng mới hoặc mở rộng các dịch vụ chăm sóc sức khỏe lâm sàng hiện có, mua sắm thiết bị y tế lớn hoặc một số dự án nhất định yêu cầu chi tiêu vốn theo § 32.1-102.3:4. trước đây. (§ 2.2-3705.5(7) của Bộ luật Virginia);
• Bất kỳ hồ sơ nào được Ủy viên Y tế sao chép, ghi lại hoặc nhận được trong quá trình kiểm tra, điều tra hoặc xem xét người được cấp phép kế hoạch bảo hiểm y tế chăm sóc được quản lý theo §§ 32.1-137.4 và 32.1-137.5, bao gồm sách, hồ sơ, tập tin, tài khoản, giấy tờ, tài liệu và bất kỳ hoặc tất cả các bản ghi máy tính hoặc các bản ghi khác.(§ 2.2-3705.5(13) của Bộ luật Virginia);
• Dữ liệu cấp độ bệnh nhân do Hội đồng Y tế thu thập và chưa được xử lý, xác minh và công bố, theo § 32.1-276.9, cho Hội đồng bởi tổ chức phi lợi nhuận mà Ủy viên Y tế đã ký hợp đồng theo § 32.1-276.4.(§ 2.2-3705.5(10) của Bộ luật Virginia); và
• Kế hoạch và thông tin để ngăn ngừa hoặc ứng phó với hoạt động khủng bố.(§ 2.2- 3705.2(4) của Bộ luật Virginia).